Một trong những câu hỏi phổ biến nhất của các shop thời trang, local brand hay những người vừa lên ý tưởng đặt may riêng là: đơn hàng nhỏ thì có nên làm việc trực tiếp với xưởng may không? Đây là băn khoăn hoàn toàn dễ hiểu, bởi số lượng ít thường đi kèm với nhiều giới hạn về giá thành, MOQ và mức độ ưu tiên từ phía xưởng. Tuy nhiên, nếu biết cách tiếp cận đúng, làm việc trực tiếp với xưởng vẫn hoàn toàn khả thi và mang lại nhiều lợi ích lâu dài cho người mới bắt đầu, đặc biệt là khả năng chủ động về mẫu mã và chi phí ngay từ những đơn hàng đầu tiên.
Bài viết này sẽ giúp bạn nhìn rõ hơn về ưu và nhược điểm của việc làm việc trực tiếp với xưởng may khi đơn hàng còn nhỏ, đồng thời gợi ý một số tiêu chí và bước chuẩn bị cần thiết để quá trình hợp tác diễn ra suôn sẻ, hạn chế tối đa những rủi ro không đáng có trong giai đoạn khởi đầu. Ngoài ra, bài viết cũng chia sẻ thêm những kinh nghiệm thực tế để shop có thể tự tin hơn khi lần đầu làm việc với một xưởng may hoàn toàn mới.
Vì sao đây là nỗi trăn trở phổ biến của người mới kinh doanh thời trang
Phần lớn các xưởng may quy mô vừa và lớn thường ưu tiên những đơn hàng có số lượng ổn định, vì vậy khi một shop mới liên hệ với đơn hàng chỉ vài chục đến vài trăm sản phẩm, không ít người lo ngại bị từ chối hoặc bị báo giá cao hơn mặt bằng chung. Thêm vào đó, việc chưa có kinh nghiệm làm việc với xưởng, chưa quen thuật ngữ chuyên ngành cũng khiến nhiều chủ shop cảm thấy thiếu tự tin khi trao đổi trực tiếp.
Vì vậy, thay vì e ngại, shop nên xem việc liên hệ trực tiếp là một bước đi cần thiết để tích lũy kinh nghiệm, hiểu rõ hơn về quy trình sản xuất và dần xây dựng sự tự tin khi làm việc với các đối tác sản xuất trong ngành.
Đơn hàng số lượng nhỏ trong ngành may mặc được hiểu như thế nào
Đối với nhiều xưởng may gia công, đơn hàng số lượng nhỏ thường gắn liền với các đơn thử mẫu, đơn ra mắt sản phẩm mới hoặc đơn đặt theo mùa vụ ngắn hạn. Việc xác định rõ quy mô đơn hàng của mình thuộc nhóm nào sẽ giúp shop dễ dàng hơn khi tìm kiếm và trao đổi với xưởng phù hợp.
Việc hiểu đúng khái niệm đơn hàng nhỏ theo từng xưởng cụ thể sẽ giúp shop tránh mất thời gian liên hệ những nơi không phù hợp, đồng thời tăng khả năng tìm được đối tác sản xuất ưng ý ngay từ lần trao đổi đầu tiên.
Những điểm cộng khi không qua trung gian
Một lợi ích rõ rệt của việc làm việc trực tiếp là shop có thể chủ động hơn trong việc kiểm soát chi phí, vì không phải trả thêm phần phí trung gian. Ngoài ra, việc trực tiếp trao đổi với xưởng cũng giúp shop hiểu rõ hơn về năng lực sản xuất thực tế, từ đó có kế hoạch đặt hàng phù hợp cho những đợt tiếp theo.
Thêm vào đó, việc trực tiếp làm việc còn giúp shop rèn luyện kỹ năng đàm phán, hiểu rõ hơn về cấu trúc chi phí sản xuất như giá vải, công may, phụ liệu, từ đó tự tin hơn khi lên kế hoạch giá bán và lợi nhuận cho sản phẩm của mình.
Những khó khăn thường gặp khi đặt số lượng ít
Một trong những khó khăn phổ biến nhất là giá gia công trên mỗi sản phẩm thường cao hơn so với đơn hàng số lượng lớn, do chi phí setup máy móc, cắt mẫu và định mức vải không thay đổi nhiều dù số lượng ít hay nhiều. Ngoài ra, một số xưởng có thể yêu cầu thời gian chờ lâu hơn vì ưu tiên các đơn hàng lớn trước.
Bên cạnh yếu tố chi phí, shop cũng cần lưu ý rằng một số xưởng có thể ưu tiên nhân lực cho đơn hàng lớn trong giai đoạn cao điểm, khiến đơn hàng nhỏ của shop có thể bị kéo dài thời gian hoàn thành hơn dự kiến ban đầu.
Cách xác định hướng đi phù hợp với shop của bạn
Nếu shop đã có sẵn mẫu thiết kế, hiểu rõ về chất liệu mong muốn và có thời gian để trao đổi trực tiếp với xưởng, việc làm việc trực tiếp thường mang lại hiệu quả tốt hơn về chi phí lẫn khả năng kiểm soát chất lượng. Ngược lại, nếu shop chưa có kinh nghiệm và cần được hỗ trợ nhiều về mặt kỹ thuật, một đơn vị tư vấn trung gian có thể giúp giảm bớt áp lực trong giai đoạn đầu.
Một cách tiếp cận an toàn cho người mới là bắt đầu với một đơn hàng thử nghiệm nhỏ, tự mình trao đổi trực tiếp với một hoặc hai xưởng để trải nghiệm quy trình thực tế, trước khi quyết định gắn bó lâu dài với một đối tác sản xuất cụ thể.
Tiêu chí chọn xưởng may phù hợp với đơn hàng nhỏ
Ngoài MOQ, shop cũng nên quan tâm đến thời gian sản xuất dự kiến, chính sách đặt cọc, quy trình kiểm hàng trước khi giao và khả năng phản hồi của xưởng khi có vấn đề phát sinh. Một xưởng có quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch về báo giá sẽ giúp shop yên tâm hơn trong quá trình hợp tác.
Shop cũng nên cân nhắc vị trí địa lý của xưởng, vì việc thuận tiện di chuyển để kiểm mẫu, nhận hàng hoặc trao đổi trực tiếp sẽ giúp quá trình hợp tác diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn, đặc biệt trong giai đoạn đầu khi cần chỉnh sửa mẫu nhiều lần.
Với các đơn hàng thử nghiệm thị trường, việc chọn xưởng may nhận đơn số lượng nhỏ sẽ giúp shop kiểm soát rủi ro tồn kho và tối ưu chi phí ban đầu.
Các bước cơ bản khi hợp tác với xưởng cho đơn hàng nhỏ
Quy trình thường bắt đầu bằng việc shop gửi mẫu thiết kế hoặc mô tả sản phẩm mong muốn, sau đó xưởng sẽ tư vấn về chất liệu, kỹ thuật may và báo giá sơ bộ. Tiếp theo là bước làm mẫu thử để shop kiểm tra form dáng, chất liệu trước khi tiến hành sản xuất số lượng đã thống nhất.
Sau khi nhận hàng, shop nên lưu lại toàn bộ thông tin trao đổi, mẫu duyệt và biên bản giao nhận với xưởng, đây sẽ là căn cứ quan trọng nếu cần đối chiếu hoặc giải quyết vấn đề phát sinh ở những đơn hàng tiếp theo.
Các lỗi thường gặp cần tránh khi làm việc với xưởng lần đầu
Một sai lầm khác là chỉ tập trung vào giá rẻ nhất mà bỏ qua các yếu tố như chất lượng đường may, độ chính xác về form dáng hay khả năng hỗ trợ sau bán hàng của xưởng. Về lâu dài, việc chọn xưởng chỉ dựa trên giá có thể ảnh hưởng đến uy tín và chất lượng sản phẩm của shop.
Ngoài ra, không ít shop quên thỏa thuận rõ ràng về thời gian giao hàng và các điều khoản xử lý khi xưởng giao trễ, dẫn đến bị động khi có sự cố phát sinh, đặc biệt vào những giai đoạn cao điểm như trước mùa lễ hội hoặc ra mắt bộ sưu tập mới.
Làm sao để xưởng ưu tiên shop của bạn ở những đơn sau
Ngoài ra, shop nên chủ động chia sẻ kế hoạch phát triển sản phẩm trong tương lai để xưởng có thể chuẩn bị nguồn lực phù hợp. Một mối quan hệ hợp tác lâu dài, dựa trên sự tin tưởng hai chiều, sẽ giúp cả shop và xưởng cùng phát triển bền vững hơn theo thời gian.
Khi có thể, shop nên dành lời cảm ơn hoặc phản hồi tích cực khi xưởng hoàn thành tốt đơn hàng, đây là cách đơn giản nhưng hiệu quả để duy trì mối quan hệ hợp tác thân thiện và lâu dài giữa hai bên.
Danh sách những điều shop cần chuẩn bị trước khi làm việc với xưởng
- Chuẩn bị file thiết kế hoặc ảnh mẫu để xưởng dễ hình dung sản phẩm, tránh nhầm lẫn khi trao đổi qua lại
- Chuẩn bị thông tin về chất liệu, màu sắc và độ co giãn cần thiết cho từng loại sản phẩm dự kiến
- Xác định rõ hệ thống size mà shop muốn áp dụng cho sản phẩm, tránh sai lệch khi vào sản xuất
- Ước tính số lượng sản xuất phù hợp với khả năng kinh doanh hiện tại của shop
- Chuẩn bị ngân sách dự kiến cho từng sản phẩm trước khi hỏi giá từ xưởng
- Hỏi rõ về tiến độ giao hàng và điều kiện thanh toán trước khi thống nhất đơn hàng
Kết luận
Việc làm việc trực tiếp với xưởng không hề khó nếu shop nắm rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ thông tin cần thiết và lựa chọn xưởng phù hợp với quy mô đơn hàng của mình. Đây cũng là bước đệm quan trọng giúp shop tích lũy kinh nghiệm, chủ động hơn trong những lần đặt hàng với số lượng lớn hơn sau này, đồng thời hạn chế phụ thuộc vào các bên trung gian không cần thiết.
Chúc shop sớm tìm được đối tác sản xuất phù hợp và có những đơn hàng đầu tiên thành công như mong đợi. Mỗi đơn hàng nhỏ hôm nay đều có thể là nền tảng cho những cột mốc lớn hơn trong tương lai.
Đặt hàng / Nhận báo giá: 0972 107 109
